Die Inhalte des Vortrags im Wordrap zu DMS:
ECM = Enterprise Content Management (als Strategie) vs.
DMS = Document Management Software (als Tool dazu)
Typischer analoger Prozess:
Eingangsrechnungs-Verarbeitung: viel Papier, interne Kosten 10 – 12 € pro Rechnung,
2,5 % der Rechnungen sind sachlich falsch und verursachen Zusatzaufwand
Verbessern des Prozesses: „Wenn ein schlechter Prozess einfach digital abgebildet wird, ist es (immer noch) ein schlechter digitalisierter Prozess.“
Prozess digitalisieren:
Klassifizierung der Dokumente = Herausfinden der Attribute (Inhalt): aus Scan-OCR (oder aus XML)
Abgleich mit bereits gespeicherten Stammdaten (z.B. des Lieferanten) und Vorgänger-Schritten (z.B. bei Eingangsrechnung auch Suche nach zugehöriger Bestellung) und
Nachrechnen (Summen, USt)
System wird trainiert und lernt (ähnlich KI)
Import dieser Daten in Business Software
Dokumentenablage in revisionssicherem elektronischem Archiv, flache Ordner-Hierarchie, Volltextsuche
